1. Cоставьте и направьте свой вариант акта сверки взаимных расчетов по системе ЭДО.

Письмо-запрос на предоставление акта сверки можно составить в произвольной форме. Укажите, за какой период и по какому договору просите предоставить акт. Отправить запрос можно по ЭДО.

Акт сверки должен быть составлен (направлен) в электронном виде с КЭП. Скан-копия или таблица, отправленные по электронной почте, не подойдут. Их можно использовать только для ознакомления или предварительного согласования.

Акт сверки может быть направлен для ознакомления на адрес электронной почты, указанной в договоре с контрагентом.

Акт сверки для проведения (выверки) расчетов направляется на подпись по ЭДО.

Адрес электронной почты контрагента всегда указан в договоре. Если по каким-либо причинам нет договора, акт сверки можно направить на общий адрес: act собачка nalogopt.ru

2. Сформируйте в своей программе акт сверки и сопоставьте с полученным актом —данные должны быть зеркальны.

3. Подпишите акт сверки, если вы согласны с ним (или мы подпишем ваш вариант, если не будет разногласий).

Если акт поступил по ЭДО, достаточно утвердить его ЭЦП директора или уполномоченного лица. После этого акт будет подписан ЭЦП с обеих сторон — сверка согласована.

На бумажном акте нужно проставить «живую» подпись, печать и обязательно дату подписания. И отправить экземпляры акта сверки контрагенту по адресу, указанному в договоре.

Акт сверки должен подписать директор или сотрудник, у которого есть доверенность. Причем в доверенности должны быть прописаны полномочия не только на подписание актов сверки, но и на признание долга. Если таких полномочий нет, акт сверки не может быть принят к сведению.

Фразы в акте сверки об «автоматическом» согласовании незаконны. Например: «Если контрагент не подпишет акт сверки, или отказывается подписывать акт, или не предоставит свой вариант в течение 10 дней, сверка считается согласованной».

Недопустимость "автоматической" сверки (признание сальдо в одностороннем порядке)

Если кратко: На законодательном уровне автоматическое подтверждение сальдо не предусмотрено.

С учетом ссылок на НПА:

Закон не устанавливает обязательных требований к акту сверки взаиморасчетов. Составить акт сверки можно в произвольной форме, поскольку к ней нет обязательных требований (Письмо Минфина России от 18.02.2005 N 07-05-04/2). Но если стороны утвердили форму акта как приложение к договору, нужно использовать ее (ст. 309 ГК РФ).

Для того чтобы взыскать с контрагента задолженность, необходимы подтверждающие ее документы, акт сверки не является необходимым документом. Он не является первичным учетным документом и сам по себе не подтверждает обязанности должника оплатить спорную сумму. Такая позиция встречается в судебной практике (Постановления Арбитражного суда Уральского округа от 23.11.2020 N Ф09-6794/20, Дальневосточного округа от 30.10.2017 N Ф03-3725/2017).

Акт сверки расчетов признается согласованным, только если он подписан обеими сторонами (уполномоченными лицами).

4. Сообщите о расхождениях, если они есть.

В соответствии с положениями статьи 9 ФЗ от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" акт сверки первичным учетным документом в отличие от акта сдачи-приемки работ не является, сам по себе не может подтверждать прекращение обязательства по оплате работ.

Получатель незеркального акта сверки может:

Не подписывать акт сверки, полученный от контрагента, а составить и направить свой вариант.

Подписать акт сверки с разногласиями.

В акте сверки впишите свои учетные данные в табличную часть и свою итоговую сумму задолженности. Составьте протокол разногласий в произвольной форме, укажите, какие именно операции отражены с ошибками и поясните чем это вызвано.

5. Проведите корректировки в учете, если расхождения вызваны вашими ошибками, а у контрагента верные данные.

Все корректировки в учете и проводки делайте только на основании первичных учетных документов. Например, если по акту сверки отражена другая стоимость работ по первичному документу - акту выполненных работ (УПД), то основанием для корректировок будет акт выполненных работ (УПД), а не акт сверки. Если документа у вас нет, запросите, пожалуйста, дубликат.

Сколько хранить акты сверки

Срок хранения актов сверки расчетов зависит от наличия задолженности по ним. Если задолженность отсутствует: 5 лет с даты составления (п. 266 перечня из приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).

Сроки хранения одинаковы и для бумажных, и для электронных актов. При этом электронные документы, заверенные КЭП, нужно хранить в электронном виде, не распечатывая.